B Corp Summit
Voor B Lab Europe organiseerden we de B Corp Summit. Van over de hele wereld kwamen 650 voorlopers in ‘business as a force for good’.
Twee dagen lang lieten zij het Muziekgebouw in Amsterdam beven op zijn grondvesten. Twee dagen vol energie, enthousiasme en nieuwe initiatieven. En na afloop regende het complimenten.
Wil je weten hoe dit event zo’n succes werd? We maken je graag deelgenoot van onze stappen.
Doelen stellen
Toen we de grote lijnen van het budget helder hadden gingen we met B Lab Europe om tafel om duidelijke doelen te stellen. Je moet weten waar je heen wilt, toch? Daar gaan we:
Groei van de B Corp community. Door bedrijven uit te nodigen die nog geen B-corp zijn, maar overwegen om dat te worden. Hen informeren en bij de gemeenschap betrekken zodat ze ervaren hoe het kan zijn om B-corp te zijn.
Versterking van de B Corp community zodat mensen en bedrijven elkaar meer vinden om kennis te delen, elkaar te inspireren en samen zaken te doen. Een sterke community is aantrekkelijker om bij aan te sluiten.
Concept
Met duidelijke doelen en een briefing op zak was onze volgende stap een sterk creatief concept bedenken om richting te geven tijdens het project. Het concept was de creatieve fundering voor de summit, die een gemeenschappelijk (merk) gevoel creëerde voor alle betrokkenen én deelnemers.
Voor de B Corp Summit ontwikkelden we Lead the Beat.
A beat is consistent, steady, powerful, lively and attractive to follow. Irresistible to dance and celebrate to even. It is in sync. Exactly how we want the change we bring to be.
Lead the beat is about a modern way of leading change. It addresses leadership within the B corp community and beyond. B corp as an organisation is leading the way towards a sustainable future. So are B corps in their own industry.
Design
Nu we het concept hadden gingen we achter de tekentafel zitten. We wilden een positief en uitnodigend maar krachtig ontwerp, met veel kleur. En dat is gelukt. Het werd een gelaagd ontwerp dat het Lead the Beat concept past als een warme nieuwe jas.
Entiteiten in verschillende vormen, kleuren en afmetingen bewegen organisch langs elkaar. Een sterk geheel, waarin elk element toch op zichzelf staat. De rasters en stippen staan voor de structuur waarin B Corps zich bewegen. De andere elementen staan boven en onder deze structuren alsof ze ermee samenvallen en interacteren. Ze beïnvloeden elkaar in harmonie. Elementen die water of hoogtelijnen kunnen zijn staan voor de natuur als een sterke factor in het ontwerp.
Het geheel vormt een kloppend hart, waarmee we liefde als drijvende kracht centraal zetten in de summit.
Het design brengt precies de energie en sfeer over die we zochten. Daarmee speelde het uiteindelijk een enorme rol in hoe mensen het event ervaarden en dus de impact die het had.
Partners & financiering
Iedereen die events organiseert weet en vreest: de meeste tickets verkoop je in de laatste weken. Dus als je een ambitieus event als dit wilt organiseren heb je financiering nodig.
Hoe overtuig je bedrijven om partner van de summit te worden? Wij maakten een deck waarmee B Lab het bedrag ophaalde dat ze nodig hadden. Dus vanaf dat moment konden we echt los.
We ontwikkelden ook stands en tafels voor B Corps die zichzelf wilden presenteren op de ‘B Fair’ markt. Een simpel, modern en duurzaam ontwerp met een vriendelijke prijs.
Persona’s & tracks
Voor wie doen we het eigenlijk? Wie komen er naar de summit en hoe gaan wij zorgen dat zij diep onder de indruk weer naar huis gaan?
Om zeker te zijn dat alle deelnemers meer vonden dan ze zochten creëerden we 4 persona’s. Allemaal met hun eigen doelen, behoeften en interesses. Elk profiel gaat veel dieper dan wat je hier ziet, maar we kunnen natuurlijk niet álles verklappen…
Deze 4 persona’s vertaalden we in 4 tracks die samen de fundering voor het programma vormden. Zo zorgden we dat er op ieder moment iets interessants was voor elk type deelnemer, en dat elke seconde van de summit de moeite waard werd voor iedereen die er was.
Flow
Je voelt het meteen als een event goed georganiseerd is. Misschien weet je niet precies wát het is, maar je voelt dat alles klopt. De snelheid en volgorde van alles dat gebeurt klopt. Van het moment dat je binnenstapt tot je weer je jas aan trekt voelt alles logisch en comfortabel.
Om deze ervaring te creëeren maakten we een flow voor het programma. De flow en de 4 persona tracks samen waren het framework dat B Lab nodig had om de puzzelstukjes in te leggen die samen het programma maakten.
Spread the word
De klant maakte de meeste marketing content. Wij adviseerden en maakten alle visuals en animaties voor social media. Esthetiek voor maximale impact. Check!
Website & ticketing
We ontwikkelden de website bcorpsummit.net. We zetten de structuur neer, ontwierpen alles, penden de copy, zetten de ticketing en automatische mailings op. Helemaal klaar om mensen uit te nodigen!
De app
Denk Tinder, maar dan voor evenementen. Om de community echt te ondersteunen bij het verbinden met elkaar, gebruikten we een bijzondere event-app die net dat beetje meer doet. Hij is slim en hij werkt. Wij stelden de app in, zetten motiverende uitnodigingen in en lanceerden de app 3 weken voor het event.
91% van alle deelnemers gebruikte de app. Ze maakten samen 3425 verbindingen, verzonden 4103 berichten en planden meer dan 350 vergaderingen met de app. Dus ja, het werkte echt!
Productie
Nu alles slim uitgedacht was doken we vol in productiemodus. We ontwierpen de mainstage en vonden de perfecte bars, planten en stoelen. We maakten wegwijzers, fotowalls, workshop materialen en leenden zelfs chirurgenoutfits van een ziekenhuis. We planden minutieus elke seconde in de twee dagen.
We zorgden ook dat het Lead the Beat concept overal terugkwam. In de visuals en podiumsetting, en zelfs in het programma. We vlochten muziek door het hele programma heen. We regelden een verbluffende Djembé openingact en een swingende caribische uitsmijter. Workshops met drum en dans, waarom niet? Een piano waar iedereen zelf op kon spelen? Muzikale verrassingsacts? Check!
Opbouwdag
De dag voor de summit is de opbouwdag. Wij houden van die dag. Omdat alles wat we maandenlang bedenken, ontwerpen plannen en bestellen echt vorm krijgt. De laatste stap in maanden van voorbereiding. Meestal zijn we zelf stiekem best onder de indruk van het resultaat.
We doen de generale repetitie met sprekers, hosts en technici. En laat op de avond zijn we er dan echt helemaal klaar voor.
D Day!
De dag van de B Corp Summit! We staan op om 6 en staan klaar om 7. Iedereen in het team weet precies wat zijn rol is en we zijn radicaal goed voorbereid. We switchen naar gastheer-modus. Als team zorgen we dat alles vloeiend loopt en dat iedereen happy is. We fixen wat niet volgens plan gaat voordat iemand het door heeft en je ziet ons overal om te helpen.
Tijdens de show zitten we backstage achter de knoppen, want iemand moet zorgen dat de show soepel draait. Last-minute veranderingen? Geen probleem!
Maar boven alles hebben we als team een enorme berg plezier waar we maanden later nog over praten.
Would you recommend going to the B Corp Summit to your friends?
Resultaat
De B Corp Summit 2019 was een overweldigend succes. Natuurlijjk niet alleen door ons, maar vooral door B Lab en de grandioze B Corp Community.
